Zorg voor structuur, zowel voor, tijdens, als na een vergadering. Wijs daarvoor bij voorkeur een persoon aan als voorzitter van de vergadering en zorg dat de rol van deze persoon bekend is bij iedereen die aan de vergadering deelneemt. Deze persoon kan de vergadering initiëren, is verantwoordelijk voor de voorbereiding, het verloop en de afronding van de vergadering.
Een goed begin is het halve werk. Maar echt. De voorzitter kan zorgen dat het voor iedereen duidelijk is waartoe de vergadering dient. Hij of zij kan een opzet maken van de te bespreken punten en deze van tevoren, bijvoorbeeld per mail, met alle deelnemers delen. Zij kunnen dan aanvullingen suggereren en de voorzitter kan de uiteindelijke planning weer communiceren met de rest.
Hou je bovendien aan de planning van vergaderingen. Niets is zo vervelend als wanneer een collega op het laatste moment afzegt, waardoor de bedachte structuur van een vergadering alsnog moet worden aangepast, of de vergadering niet door kan gaan en voorbereidingen voor niets zijn geweest of belangrijke beslissingen moeten worden uitgesteld.
Zorg dat iedereen aan het woord komt tijdens de vergadering. Dit is weer primair een taak van de voorzitter, maar ook anderen kunnen daaraan bijdragen. Als je merkt dat iemand wel heel stil is, schroom dan niet om te vragen: ‘wat vind jij er eigenlijk van’. Zo creëer je een setting waarin iedereen het gevoel heeft iets toe te kunnen voegen aan de vergadering.
Belangrijk voor iedere deelnemer aan een vergadering: wees concreet. Denk na over wat je vindt en uit dat vooral, maar wel op een manier dat je duidelijk je punt maakt. Ben je het ergens niet mee eens? Draai er niet om heen. Ben je ergens heel enthousiast over? Laat het merken. Je collega’s kunnen niet ruiken wat je denkt, dus het is belangrijk om expliciet te zijn om misverstanden te voorkomen.
Even belangrijk als een goede voorbereiding is een goede afsluiting. Opnieuw een taak die aan de voorzitter toevertrouwd kan worden. Is alles besproken wat besproken zou moeten worden? Blijf dan niet eindeloos doorvergaderen, maar brei er een eind aan. Belangrijk is ook dat concreet wordt gemaakt welke actiepunten uit de vergadering volgen. Welke handelingen kunnen worden uitgevoerd als gevolg van wat op de vergadering besproken is? De voorzitter kan de concrete actiepunten rapporteren en achteraf delen met alle deelnemers.
Zoals gezegd zijn vergaderingen essentieel in organisaties, maar sommige dingen kunnen ook zonder vergadering worden afgehandeld. Vergaderingen kosten tijd en halen je uit de ‘workflow’. In sommige gevallen is even langslopen bij een collega of een goed gestructureerde mail sturen net zo effectief als, of misschien zelfs effectiever dan, een vergadering inplannen. Ga niet vergaderen om het vergaderen. Blijf je beseffen dat een vergadering een duidelijk doel moet dienen. Zo voorkom je ‘vergadermoeheid’.
